Carta Responsiva de Equipo

En más de una ocasión habrás requerido información sobre una carta responsiva de equipo. Aquí te decimos qué es, para qué sirve, cómo redactarla y toda la información que necesitarás a la hora de conocer este documento, ideal para ceder la responsabilidad de un cuidado hacia terceros.

¿Qué es una carta responsiva de equipo?

Básicamente, una carta responsiva de equipo consta de un documento de índole oficial donde se genera una cesión de la responsabilidad de un cuidado y protección hacia un tercero, sea cliente o trabajador. Entonces, esto asegura que el valor económico de algo se mantenga en una relativa estabilidad.

Al margen del cuidado de este tipo de bienes, puede ocurrir una depreciación en términos de valor, que surgirá del lógico uso y desgaste. De todas formas, este tipo de documentos asegura las pautas para cumplir con una correcta utilización, que siempre implicará una vigilancia o supervisión de que se hace de la forma correcta.

En este sentido, siempre se asegura el material, haciendo una motivación para que se lo use de manera correcta. Esto evita que caiga en manos inexpertas o que no sepan cómo tratarlo, al margen de las buenas o malas intenciones. Por lo tanto, se trata de un tipo de carta ideal para generar una custodia.

Tipos de cartas responsivas de equipo

En este sentido, hay varios tipos de cartas:

  • Carta responsiva de equipo de cómputo: la más habitual. En este caso, hablamos de aquellas utilizadas en oficinas y despachos, donde la computadora suele ser la herramienta principal con la que se trabaja. Además, surgen distintos complementos, tales como el monitor, el ratón, el disco duro, la impresora o cualquier periférico que acompañe el correcto uso del ordenador.
  • Carta responsiva de equipo de trabajo: ideal para el trabajo. Aquí se hace referencia a cualquier medio con el cual se trabaje, incluyendo el anterior. Por ende, se puede utilizar también para las herramientas, uniformes o aparatos útiles de valor, que la empresa buscará proteger. Esto suele ocurrir en las fábricas, por citar un ejemplo.
  • Carta responsiva de equipo de seguridad: también implica proteger a los trabajadores. Es decir, al momento de cuidar el equipo de seguridad, la empresa consigue dos objetivos al unísono. Por un lado, se cuida del material, que implica inversiones para los costes de producción. Por el otro, los trabajadores se encuentran protegidos al asegurarse que están utilizándolos de la manera correcta.
  • Carta responsiva de equipo de transporte: cuando el vehículo no pertenece al trabajador. En algunos casos, se utilizan distintos medios para manejar cargas, como en las fábricas. No obstante, también ocurre en las tiendas de comida, donde los repartos se hacen con motocicletas de la empresa. También podría suceder que la compañía le presta coches a los empleados para que los usen para llegar al trabajo, en caso de que estos vivan lejos y no tengan uno.
  • Carta responsiva de equipo celular: los teléfonos son indispensables hoy en día. Como todos nos comunicamos por redes sociales o Internet, las empresas quieren asegurar que los empleados tengan conexión. A pesar de esto, algunas empresas necesitan que haya una cierta calidad de smartphones, minimizando los riesgos de que se rompan o se usen indebidamente.
  • Carta responsiva de equipos electrónicos y de audio: aquí implica toda la tecnología. Se habla de todos los elementos utilizados por los trabajadores, de forma tal que se asegure el cuidado de los equipos más costosos o importantes.

Cómo redactar una carta responsiva de equipo

Lo primero que se tiene que saber es que no hace falta tener una autorización de un documento oficial o un escrito que implique un sello para generar una certificación válida para cuidar o generar responsabilidad en los empleados.

Solamente se necesita la redacción de un texto claro, donde aparezcan enlistados los datos de ambas partes, describiendo el material que se usará, las condiciones óptimas para manipularlo, las condiciones en las que se lo deberá devolver y las consecuencias o indemnizaciones en caso de daños o perjuicios.

No obstante, podríamos decir que hay algunos aspectos importantes para considerar a la hora de redactar una carta responsiva de equipo:

  • Lugar y fecha: la parte superior de la hoja, que contextualizará el pedido que estarás por hacer. No importa si es en la izquierda o en la derecha, deberá colocarse la fecha en la que fue redactada. Además, se deberá agregar la ciudad en la que se escribió, de forma tal que no ocurran complicaciones luego.
  • Membrete de la empresa o entidad: por debajo la fecha, sería bueno adjuntar el nombre de la empresa, y opcionalmente, los datos habituales de contacto, tales como la dirección, teléfono, código postal, correo electrónico, etc.
  • Asunto: el asunto resumirá o hará una idea al lector sobre qué se tratará esto. En este caso, se deberá mencionar cuál es la utilidad de este documento. Por ejemplo, escribir: “Carta responsiva de equipo de sonido”.
  • Introducción: aquí empezamos a desglosar el contenido del texto en sí mismo. Siempre el primer párrafo es importante comenzarlo con criterio, pero también con respeto. Si utilizas un mal tono, es probable que el resto del texto esté condicionado. Por lo tanto, deberás dirigirte formalmente a la persona indicada, comentando que deseas hacer una entrega, en determinada fecha, sobre un tipo de bien. Además, deberás describir perfectamente qué es lo que tiene y qué no, de forma tal que evites pérdidas o roturas. Además, se debe dejar por escrito en qué estado se encuentra, ya sea nuevo o usado, especificando cualquier avería que tenga. Además, es recomendable adjuntar los números de licencias, en caso de que las tengan, para asegurarse de que la devolución no sea una sustitución.
  • Condiciones de devolución: aquí hablamos de la devolución. En primer lugar, se debe mencionar el tiempo que la persona usará ese bien, ya sea de forma temporal o por tiempo indeterminado. Cuando se devuelva, deberá aclararse las condiciones, ya sea en términos de paquetería como en el propio bien en sí mismo. Es conveniente que se base en lo que comentaste anteriormente en la descripción, aunque teniendo en cuenta también los posibles desgastes lógicos de los usos. También deberá especificarse qué ocurrirá en caso de pérdida, robo, accidente… por lo tanto, deberá estimarse una posible indemnización, de forma tal que ambas partes sepan cuáles son las responsabilidades que tiene este acuerdo.
  • Partes implicadas: el acuerdo final. Siempre se deberá dejar por sentado y con claridad cuáles son las partes implicadas en el acuerdo. Si es la empresa la que provee los bienes, deberá certificarse toda la información esencial. Además, el receptor también deberá aparecer inscripto con toda la información, con nombres completos y firmas. Además, si se quiere tener una mayor validez jurídica (aunque se trate de algo opcional), es aconsejable tener dos testigos, que aparecerán con nombre completo y firma. Otro punto importante es que se puedan hacer copias del texto.

Ejemplos de cartas responsivas de equipo

A continuación, algunos ejemplos de cartas responsivas.

Carta responsiva de un equipo de cómputo

Buenos Aires, 9 de mayo de 2020

Carta responsiva de un equipo de cómputo

Espero que sirva como un comprobante de entrega de un determinado equipo, de tal marca, de cierto modelo y con número de serie determinado, que pertenece a la empresa X, haciéndose entrega el día X a X, quien se compromete a hacer uso del este exclusivamente dentro del ámbito laboral.

Entonces, me comprometo a cuidar, mantener en buen estado y utilizar única y exclusivamente para asuntos relacionados con mi actividad laboral. Todo esto, siguiendo con las normativas estrictas de buena utilización y cuidado.

Firma:

Nombre: Alan Telleseite

Carta responsiva de equipo celular

Buenos Aires, 9 de mayo de 2020

Carta responsiva de equipo celular

Por medio de la presente, yo (Redactor) demuestro que recibí de (Nombre) el siguiente equipo para uso del desempeño de mis funciones y actividades asignadas por el cumplimiento del contrato establecido con (Empresa).

El equipo viene con las siguientes características: (características). Los daños causados por mal manejo o imprudencia se podrán adjudicar bajo mi responsabilidad, ya que soy consciente de esta situación y asumo las consecuencias que deriven de este acuerdo.

Carta responsiva de equipo de trabajo

Ciudad de México a 24 de octubre de 2016

Carta responsiva del dispositivo de cómputo

Espero que este texto sirva como compromiso de entrega del equipo laptop, marca MacBook Pro de 13 pulgadas, con número de serie 15493-2, que pertenece legalmente a la empresa Cotipeco, el cual se entrega a (Nombre) para que pueda desarrollar sus funciones de manera clara, siendo a partir del 10 de mayo de 2020 la fecha en la que poseerá, debiéndolo devolver en las mismas condiciones que se lo entregó el 25 de diciembre de 2020.

Atentamente,

Receptor

__________________________

Nombre

[email protected]

Como ves, el hecho de redactar correctamente una carta responsiva de equipo implica asumir responsabilidades. Si algo no está escrito de manera clara, seguramente se asumirá que la persona que lo lee podía desconocer los distintos detalles del acuerdo. Por ende, lo mejor es prestar atención a todos los detalles para evitar futuros inconvenientes.