La carta de garantía es uno de esos tantos formatos que están disponibles para el uso de las personas, pero, que en muchos casos no se tiene claridad de su funcionamiento y los escenarios en los que pueda ser utilizada. Por ello, vamos a revisar en las siguientes líneas todo lo relacionado sobre este instrumento.
Para empezar, la carta de garantía es un instrumento que se utiliza con el fin de certificar que un producto o servicio con el cual se está llevando un tipo de relación comercial cumple con el respaldo de un proveedor que se hará cargo y responsable durante la duración del contrato.
Así, quien tenga el papel de comprador, podrá tener la certeza de que todo estará en orden y que no se verá implicado en problemas legales por falencias e irregularidades en el producto o servicio que ha adquirido o pagado.
Pero, también constituye una garantía de pago para el proveedor por parte del cliente, así, se podrá evidenciar el compromiso que han adquirido ambas partes y que servirá como soporte para poder llevar una negociación transparente.
Normalmente, la carta de garantía suele ser un respaldo en caso de que no se decida utilizar una póliza de garantía, pues tiende a tardar más en procesarse, pero ambas poseen el mismo valor legal.
¿Para qué sirve una carta de garantía?
La carta de garantía sirve para tener mayor transparencia en la relación comercial que se llevará a cabo y puede prevenir problemas entre ambas partes.
Por ello, en caso de que por ejemplo el proveedor no tenga la certeza de la capacidad de pago del cliente, o sea una organización recién constituida o porque no cuente con una reputación de solvencia en el mercado al ser una empresa nueva, la carta de garantía es el mejor instrumento para tener seguridad y respaldo.
¿Cuáles son las partes de una carta de garantía?
Antes de mencionar los partes de una carta de garantía, es necesario aclarar que existen distintos tipos, las cuales mencionaremos más adelante, sin embargo, todas tienen aspectos en común, que son los que se detallarán a continuación:
- En la parte superior derecha se debe colocar la fecha y el lugar de emisión del documento.
- Se debe relacionar el nombre del representante legal o la empresa que se hará responsable de la emisión de la carta.
- Se debe registrar el asunto de la carta, para este caso sería “Carta de garantía”.
- En el cuerpo del documento se debe relacionar el nombre a quien va dirigida la carta.
- Se debe dejar claridad de la duración que tendrá validez la garantía, a partir de la emisión del documento.
- Se debe dejar las especificaciones del producto o servicio que avala la garantía, con todos los detalles y características posibles.
- En otro numeral o párrafo se deberán mencionar las condiciones por las que se hará válida dicha garantía.
- Para finalizar, la carta debe contener los espacios para que tanto el proveedor como comprador puedan dejar sus firmas correspondientes y tenga el respaldo legal.
La carta debe ser redactada con un tono formal, cuidando que se relacionen cada uno de los detalles y describiendo de forma puntual las características del producto o servicio ofrecido.
Tipos de cartas de garantía
Dentro de las cartas de garantía, existen distintos tipos que deben ser aplicadas de acuerdo al caso que se esté adelantando, aquí te detallamos cuales son y en qué escenarios deben ser utilizadas:
De producto
Es una carta en la cual el fabricante o comerciante autorizado, garantiza que el producto cuenta con las debidas normas de calidad y el óptimo funcionamiento.
Se deben relacionar los plazos y las circunstancias por las que se pueda generar un reclamo de la garantía y también mencionar los tipos de garantía que el producto tiene. Es un documento de tipo informativo, que tiene un valor exclusivo entre la empresa y el fabricante del producto.
Un ejemplo, puede ser cuando adquirimos un celular, y nos es entregada una garantía del producto, allí encontramos las especificaciones del tiempo en el que el proveedor o directamente la tienda se hacen responsables por los daños del mismo.
De obra
Es una carta que es proporcionada por el proveedor o responsable de la fabricación de una obra, la cual puede ser la construcción o remodelación de una casa, un edificio o departamento, por ello es necesario contar con la carta de garantía de obra, donde se relacionen los tiempos en los que se harán responsable de cualquier imperfección. Pero, allí también se deben dejar claras las condiciones para hacer válida la garantía.
Garantía de un servicio
Este tipo de carta es utilizada para los casos en que se adquiera algún tipo de seguro, ya sea de vida, de auto, educativo, entre otros; y es necesaria para dejar las especificaciones en que la entidad o proveedor se hará cargo y que estará bajo su responsabilidad. También puede utilizarse para los servicios de renta, funerarios, gastos hospitalarios, entre otros tantos.
Se puede realizar la carta de garantía en Word, una herramienta muy práctica para diseñarla fácilmente, y que no tomará muchos minutos.
¿Qué más deberíamos tener en cuenta?
Como ya hemos visto, la carta de garantía es un instrumento esencial para tener seguridad que se cumplirán ciertos criterios a la hora de adquirir un producto o servicio, pero también debemos tener en cuenta algunos aspectos adicionales que aquí detallamos:
- La carta debe estar en una hoja membretada, donde se evidencie el logo de la empresa y los datos de contacto de quien se hace responsable de la carta de garantía.
- Resaltar las condiciones en que se hará efectiva la garantía del producto o servicio, y detallar el tiempo que se tiene para hacer efectiva dicha acción, se debe cuidar muy bien esos aspectos en la redacción del documento.
- Habrá que fijar que tipo de sanciones o infracciones económicas se pueden presentar por el incumplimiento de la garantía presentada.
Como bien hemos visto, la carta de garantía es un documento muy utilizado, ya sea porque adquirimos un servicio o producto o para que se pueda llevar un negocio de forma transparente y exista un respaldo legal tanto para el proveedor como para el cliente.