Una carta de entrega de documentos es un formato utilizado para dar respuesta a una carta de oferta, es así que se relaciona de una manera formal a una empresa o algún tipo de razón social los documentos que han sido requeridos previamente.
Esto se hace mediante un formulario en donde se detalla o se solicita la entrega de documentos, dependiendo el caso y el motivo del requerimiento o del negocio que se vaya a llevar a cabo.
Para quienes deseen o estén pensando en realizar este tipo de formulario, deben tener precaución con la redacción y cada uno de los detalles que en esta se precisen, pues se deben relacionar de una manera precisa los documentos ya sea que los estemos solicitando o que se vayan a entregar; esto con fines de evitar cualquier error o confusión que conlleve a la alteración del proceso.
Carta de Entrega de Documentos ¿para qué sirve?
Este tipo de formatos son necesarios para sellar un negocio o algún tipo de relación comercial entre dos o más partes, por ello, la carta de entrega de documentos sirve para tener claridad de los formatos necesarios y con los que, como persona natural o comercial debemos cumplir para llevar a cabo el debido proceso, pero también, porque en caso de hacer la entrega de algún elemento físico, se pueden anexar las especificaciones del producto.
En el caso de que se vaya a ser la entrega de insumos, se debe generar una redacción muy detallada, enfatizando en la cantidad de artículos, el estado de los mismos y cualquier información adicional que deba incluirse para que quede la constancia de forma clara y precisa.
Carta de documentos para empresa
La carta de entrega de documentos a una empresa es el formato con el cual se sellan distintas relaciones de tipo comercial o laboral; allí se deja claridad de los documentos requeridos según el trámite que se vaya a llevar a cabo.
Es muy importante tener precaución con los documentos que se adjuntan y se entregan, todo debe quedar muy bien por escrito, pues si se incumplen algunas de las condiciones estipuladas por la empresa contratante podría conllevar a futuros problemas legales.
¿Cómo redactar este tipo de carta?
Como ya hemos mencionado, la carta debe contener los detalles necesarios en cuanto a los documentos que serán entregados, manejando un tono formal y de modo descriptivo, mencionando cada documento adjunto, y tratando de manejar un orden secuencial de acuerdo a como se organice en la carpeta de envío.
La redacción del detalle de los documentos se puede hacer en la misma carta, es muy importante reiterar la claridad con la que se debe elaborar, así quien la recibe puede identificar fácilmente los documentos y darles el debido trámite y manejo.
Tanto como si se hace la solicitud de entrega de documentos o se va a realizar la entrega como respuesta a una oferta, se debe recibir una confirmación de acuse de recibido, donde se manifieste si dicha carta cumple con lo que se había requerido en un inicio y en caso de sea aceptada, tendrán que relacionar una fecha aproximada donde se generará la respuesta correspondiente.
De esa forma se podrá hacer un seguimiento respectivo, pues además, la carta de entrega de documentos, es un formato muy valioso cuando se trata de relacionar insumos o artículos que deberán ser enviados, con las debidas características y estipulaciones, con ello se deja por escrito las especificaciones del producto.
Las partes de una carta de entrega de documentos
Como todo documento escrito, debe seguir una estructura determinada, para que sea legible y entendible para la parte a la cual es dirigida. Por ello es importante mencionar las partes de una carta de entrega de documentos.
- Fecha y ciudad de emisión del documento.
- Nombre de la empresa o la persona que hará la entrega de documentos.
- Nombre de la empresa o persona a la que se le hará entrega de la carta de documentos.
- Dirección y ciudad de residencia de quien envía la carta de entrega de documentos como de quien la va a recibir.
- Cuerpo del correo con las debidas especificaciones, haciendo referencia a los documentos que serán entregados, con las respetivas fechas de expedición, consecutivos o códigos que tengan anexos.
- Debe anexarse una casilla o espacio donde se confirme la recepción de los documentos entregados y que se rectifique que cumple con todos los requerimientos.
- Al finalizar se debe dejar un espacio exclusivo para colocar las firmas tanto de quien hace la entrega de documentos como quien se ha dispuesto a recibirlas.
¿Qué más deberíamos tener en cuenta?
La carta de entrega de documentos suele ser un archivo que se diseña como respuesta a una oferta de negocios en la que se está participando, por lo mismo, deben ser revisados y pasar la debida auditoria para que puedan ser aceptados, por ello, en caso de que lleguen a ser rechazados, la otra parte debe emitir un comunicado con el resumen, mencionando las causas de dicha negación.
Normalmente, cuando ya se está realizando una entrega de documentación para cobro, se deberá adjuntar los formatos legales junto con la factura de cobro, la misma pasará a un proceso de evaluación por parte del área administrativa y contable.
La carta de entrega de documentos sin duda alguna, es el mejor recurso para llevar un control entre ambas partes, haciendo seguimiento a la documentación faltante, que cumplan con los estándares requeridos, y pueda quedar constancia de los productos o servicios faltantes y la misma contenga el visto bueno y la firma de ambas partes para que no surjan inconvenientes con lo que se pactó y lo que se entregó al final.
Modelo de carta de entrega de documentos
Existen varios formatos para diseñar este tipo de documento, y que puedan presentarse en los distintos proyectos que se tengan disponibles, la mayoría son rellenables, por lo cual, son prácticos y fáciles para su debido diligenciamiento.
En el siguiente link se puede encontrar el modelo de carta de entrega de documentos, en caso de que lo estés requiriendo puedes dirigirte al enlace y utilizar la guía para hacer el correcto diligenciamiento.