En los sectores de comercio exterior y logística se suelen manejar una gran cantidad de términos, para algunos puede resultar un tanto confusos, en esta ocasión vamos a hablar sobre la carta de encomienda, un documento muy común para procesos aduaneros.
Pero antes de entrar de lleno en la carta de encomienda, consideramos que es importante aclarar el concepto del encargo conferido, pues suele existir una gran confusión entre los dos términos.
El encargado conferido es una obligación que se hace a los importadores, de acuerdo al artículo 59 fracción III de la Ley Aduanera. En donde se especifica que es el medio por el que una persona física o moral puede notificarle al Servicio de Administración Tributaria (SAT) cuales son los agentes aduanales autorizados para realizar las operaciones de comercio exterior a su favor.
Sin la emisión de este aviso, no se podrá generar en el sistema el acuse electrónico de aceptación, por lo cual no se procederá con ninguna operación.
¿Qué es una carta de encomienda y para qué sirve?
Ya aclarado ello, la carta de encomienda es un escrito libre, que normalmente es elaborado luego de presentarse una solicitud a un agente de la aduana, realizada por el importador o exportador, con el fin de encomendarle un despacho con determinadas mercancías.
La carta suele ser realizada por petición o requerimiento del agente aduanal, con ello podrá comprobar y rectificar que le fue encomendado ese despacho, así puede evitar algunas confusiones, pues un importador que actué como persona moral, puede tener cerca de 30 encargos concedidos de manera simultánea.
La carta de encomienda, es un instrumento muy valioso, tanto para los importadores o exportadores como para los agentes aduaneros, estos últimos pueden hacer un seguimiento efectivo a cada uno de los encargos; y así evitar que se les haga la cancelación de su patente por haber intervenido en un despacho que no se le haya asignado, ello de acuerdo a lo determinado en los artículos 164 y 165.
Por ello, aunque no es obligatorio, si es un documento imprescindible para llevar un control en cada una de las operaciones que se lleven a cabo y no comprometer ningún encargo que arribe a la aduana y que sea causal de algún tipo de demanda.
¿Cuáles son las partes de una carta de encomienda?
Ya sea el exportador o el importador, debemos tener en cuenta cuáles son las partes de la carta de encomienda para el agente aduanal, con el fin de que este tenga clara la información sobre el encargo que le vaya a ser encomendado, aquí te las mencionamos:
- Se debe realizar en una hoja membretada de la empresa que emite la carta.
- Detallar en el asunto que va dirigida al agente aduanal.
- Colocar el nombre de la aduana y la fecha de emisión.
- Relacionar los nombres de los órganos controladores de la aduana en el país, los cuales son: Servicio de Administración Tributaria, Administración General de Aduanas, Administración de Contabilidad y Glosa y el Padrón de Importadores.
- Dirigir la carta al administrador general de aduanas.
- En el cuerpo de la carta se debe detallar los datos del representante legal y el nombre de la empresa con su respectiva identificación y el domicilio fiscal de la empresa.
- Detallar en el cuerpo de la carta el nombre del agente o los agentes aduaneros que encomienda para hacer el despacho aduanero, con el número de patente.
- Indicar el tiempo de vigencia de la carta, la cual puede ser durante un periodo específico o indefinido.
- Al finalizar se debe dejar el registro del nombre del representante legal, la firma y el RFC.
En algunos casos se suele confundir la carta de encomienda SAT, pero el SAT (Servicio Administración Tributaria) tiene un portal habilitado que como habíamos mencionado respalda el encargo conferido, donde a través de un aviso electrónico el agente aduanal acepta para poder realizar encomiendas de importación o exportación.
Formato de carta de encomienda
Como ya hemos mencionado, la carta de encomienda tiene algunos elementos que deben incluirse, por ello queremos relacionarte un formato para que puedas tomarlo como guía.
Aquí te lo enseñamos:
C a r t a d e Encomienda Anual (HOJA MEMBRETADA)
México, D. F., a ___ de _______ de 201__.
NOMBRE APELLIDO APELLIDO en representación de la empresa EMPRESA, S. A. DE C. V. con clave XXXXXXXXXXXX en el Registro Federal de Contribuyentes y con fundamento en los artículos 36, 40, 41, 42, 43, 54, 59, 81, 159 y 162 de la Ley Aduanera, encomiendo el despacho de las operaciones de comercio exterior al Agente Aduanal MARGARITA TORRES PÉREZ, con Patente 3517. Esta encomienda ampara un período del 1º de enero al 31 de diciembre de 2010. Mi representada tiene su domicilio fiscal en: DOMICILIO COMPLETO (Calle/Av., No. Exterior, No. Interior, Colonia, Código Postal, Delegación/Municipio, Estado/Entidad, País, Teléfono (lada)xxxxxx, e-mail xxxxxx@xxxxxx), mismo que se señala para recibir notificaciones. En relación con lo anterior, DECLARO BAJO PROTESTA DE DECIR VERDAD, que son ciertos y verdaderos los datos contenidos en las Facturas comerciales y demás documentación que se le hace llegar a la citada Agente Aduanal para el efecto de los trámites del despacho que realice en ejercicio de sus facultades, deslindándole de cualquier responsabilidad Legal, Fiscal, Penal y/o Civil, en el supuesto de que las autoridades competentes encuentren irregularidades o datos falsos o inexactos en los documentos que se le proporcionen, por lo que a nombre de mi representada asumo la responsabilidad total que de ello se derive. Por último señalo que, en relación a la mercancía objeto de Comercio Exterior que maneja mi representada:
- No se trata de mercancías peligrosas o prohibidas por la legislación vigente.
- No violan ningún derecho de Propiedad Industrial ó Intelectual de terceros.
Sin más por el momento y para cualquier duda o aclaración acerca del particular, quedo de Usted.
La presente encomienda estará vigente por
A t e n t a m e n t e Empresa, S. A. de C. V. R. F. C.: XXXXXXXXXXXX
Lic./Ing./C. P. Nombre Apellido Apellido R. F. C.: XXXXXXXXXXXXX
Representante Legal según Poder Notarial No. XXXXX
La carta de encomienda y su importancia
Para finalizar, la carta de encomienda es un documento de gran validez, pues se le es entregado en físico al agente aduanero para que lo tenga en su expediente y pueda comprobar los despachos que le han sido encomendados, así tendrá mayor seguridad jurídica y control en las operaciones.